社会に出ると、電話の応対をする機会も増えますよね。友達との電話や直接会って話をするのならともかく、仕事などに関する電話はなんとなく苦手でドギマギしてしまう…という人も多いのでは？
かく言う筆者も電話が苦手な社会人の一人です。しかし、苦手だからといって、電話を避けるわけにもいきません。そこで、自分なりに、なんとか電話にスムーズに対処する方法を見つけようと思いました。
電話応対にも、かけたり受けたり取り次いだりと様々な場面がありますが、ここでは、特に緊張する“自分が電話をかける”際、筆者が工夫していることをまとめてみました。
紙
ペン
電話をかける相手に関するもの（資料、名刺、写真など）
これから電話をかけて、どのような流れで会話を進めるかを整理します。電話が特に苦手な場合、最初のうちはきちんとメモとして書きとめるくらいでちょうど良かったです。
筆者の場合、最終的に言いたいことはハッキリしていても、そこに辿り着くまでのプロセスがあいまいなために、要領の悪い電話になってしまうことがありました。
そこで、まず話す内容（項目）、順番などを決めておきました。また、予想される相手の反応なども考慮しておくことで、焦らずに対応することができるようになりました。
およその会話の流れをまとめたところで、自分が話す中で大切な言葉やよく使う言葉、敬語として使うべき言葉などをメモして、電話をしながら見られる状態にしておきました。
“流れ”だけでなく“具体的な言葉”を準備することで、電話口で緊張していても、言うべきことを忘れたり言い淀んだりすることなく、話をすることができるようになるというメリットがあります。
電話で話す内容に関係する資料は、電話をかける前にいつでも見られる状態にして整えておきます。話し中に資料を探しているようでは、相手を待たせることになりますし、姿が見えない分、待たせている時間も長く感じられ、焦ってしまいます。
また、相手の表情や行動が見えないためか、平坦な話し口調にもなりやすく、お互いの感情等もわかりづらい面があります。
そこで、できるだけ直接会っている時の感覚で話すために、相手の顔を思い浮かべたり、もらった資料を見ながら、イメージを膨らませるようにしています。
電話が苦手な要因として一つ考えられるのは、電話は言葉だけのコミュニケーションだということです。
普段は、相手の顔や行動等から判断しながら話を進めますが、言葉だけでやりとりする場合はすべてを言葉に頼るため、うまく話せるかどうか・・・という不安もあるのです。
ほぼ言葉で説明することになりますので、事前準備をきちんとしておくことを意識しています。また、名刺や相手がくれた資料などを見ながら、直接会っている場面をイメージすることで、余計な緊張をしないようにしています。
これで、電話も恐るに足りず。「シュミレーション」と「資料」の準備ができたら、あとは勇気を持って回数をこなすことです！
（Photo by http://www.ashinari.com/2012/01/30-356495.php）
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