報告とは、上司からの指示や命令に対して部下が経過や結果を知らせることです。連絡とは、情報を関係者に知らせることです。相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです。
この報・連・相が上手くいかないと仕事がスムーズに進まないばかりか、会社に多大なる損害を与えることもあります。
この記事では、部下に上手く報・連・相をしてもらうコツを紹介します。
社会人ビギナーにとって、報・連・相も初体験。やったことがないことをやるのは誰しも大変なことです。まずは話しかけやすい雰囲気は上司のほうから作ってあげることが重要です。
口頭での報・連・相とメールでの報・連・相を使い分けてもらうようにしましょう。
急ぎの用件
一刻を争う判断
上記の2つなどは口頭で伝えるように、部下にあらかじめ伝えておきましょう
ファイルなどを添付するもの
急ぎではない用件
上記の2つはメールで伝えるように、部下にあらかじめ伝えておきましょう。
しかし、初めはどうメールで報告していいかわからず戸惑う部下もいるかもしれません。そんなときのために以下のようなテンプレートを作成して渡しておけば、スムーズに報・連・相できると思います。
例
日付2014/6/14 時刻 16：35 担当者A
用件
本日C株式会社のBさんが来社されました。事業計画書に目を通して今週中に返事がほしいとのことです。不明な点は090-○○○○-○○○○まで連絡をおねがいしますのことです。
添付ファイル 次年度の事業計画について.doc
メールで報・連・相を受けたら必ず返信しましょう。確認しましたという合図になります。
ちゃんと報・連・相してほしい気持ちがある一方、何でもかんでも報・連・相されてしまうと少し困ってしまうもの。とはいえ、社会人ビギナーの部下としては、初めのうちは何を伝えればいいのかわからない人も多いものです。
ここで大切なのは、まず報・連・相をする感覚を身につけてもらうこと。初めのうちはとりあえずすべての事項を伝えてもらうようにします。相手が報・連・相に慣れてきたタイミングを見て、不要な連絡や優先すべき連絡をその都度伝えるようにしましょう。
1．ミスやトラブル
2．重要案件であり、締め切りの時刻が迫っている
3．重要案件であるが、時間にまだ余裕がある
1．仕事に関する前置き
2．苦労話
3．不確定事項（~らしい。など）
時間があるときなど、別の機会にでも聞いてあげましょう。
報・連・相を意識していても、初めのころはうまくしてもらえないこともあるもの。失敗したからといってどなり散らしたり罵声を浴びせるなどしては、相手が縮こまってしまいます。
3度までは笑顔・・・まではいかなくても、上からどなるということはやめましょう。
怒った勢いで「あほか。お前は。こんなこともできないやつとは仕事できん」「お前のような人間は生きていても楽に立たん」といってしまう人がいます。
このように、完全に否定するような言い方をしてしまうと相手は相談しにくいと思ってしまい、スムーズに事が進みにくくなってしまいます。注意してください。
相手に伝えるべきことを伝えておらず、仕事が遅れた場合なども「今回はしょうがない。気が付かなかった私にも責任はある。次は必ず私にも伝えてほしい」と部下だけではなく、監督者である自分にも責任があるという旨を含めた言葉で伝えましょう。
しかし、同じミスを何回も繰り返すときは優しく対応するだけでなく厳しく対応しましょう。
筆者は「今の若いもんは・・・」ではなく、上司が部下の考えを理解することが必要だとセミナーなどでも教えられました。
部下をうまく育てられない人間は、仕事ができても会社のためにはならないといっても過言ではあります。
時代が違えば考え方も違います。どうしても理解できない時は中間の年齢くらいの人にどうすればいいか聞いてみるのも手ですよ！
（Photo by http://www.ashinari.com/2012/05/17-362059.php?category=221）
↧