「社会人になって、はじめてビジネスメールをするのだけど、どうやればいいのだろう」「就活のお礼のメールをうちたいけど、ビジネスメールってどういうの？」「仕事先の人への失礼ないメールとはいったいどういうの？」など、ビジネスメールの打ち方に悩んでしまう人も多いと思います。
そもそもビジネスメールとは何でしょうか？友達とのメールは、基本的にはコミュニケーションのためのものですが、ビジネスメールとは、仕事上でのコミュニケーションの他に、仕事の連絡や通知、お知らせのためのメールのことを指します。
この記事では、はじめてビジネスメールを打つ人のために、ビジネスメールのマナーや、やり方について説明いたします。
メールアドレス
メーラー or Webメール(Gmailなど)
ビジネスメールの打ち方は以下になります。
まず、送り先を入力します。
これを「To」と呼んだりします。
ちなみに「CC」「BCC」というものもあります。これらの違いはなにでしょうか？
TOは送り先のことを指します。メールを読んでもらいたい人を入れます。一方、CCは「送った人全員にもわかる、サブの送り先」のことを指します。情報共有として、メールを読んでもらいたい人を入れたりします。
BCCは、送った人にはわからない送り先です。TOやCCで送った人以外にも送りたいけど、TOやCCに入っている人には教えたくない人に送る場合などに使います。
一番使われるのが、一斉でお知らせメールを送る時などです。複数の取引先に「オフィスの住所が変わりました」という場合には、BCCを使います。
次に、件名をつけます。
友達とのメールの場合は、件名を省略する人もいますが、ビジネスメールでは、必ずつけるようにしましょう。
件名はなるべくわかりやすいものにしましょう。「例の件について」などではわかりません。開く前に内容がざっくりとわかるものにするべきです。
たとえば「4月23日の懇親会の時間につきまして」などと入れておけば、時間についてのお知らせということがわかります。
次の本文ですが、まず出だしは以下のように書きます。
株式会社×× 営業部 山田さま
お世話になっております。株式会社○○の古川です。
相手の所属
相手の名前
お世話になっております＋自分の所属
と書くとはずしません。
相手の所属を書くのは、自分で誰に送ったかを把握する意味と、CCに入れている人や相手にも、明確に誰宛かを明確にする意味があります。
「意外と知らない手紙やメールでの敬称のつけ方のまとめ」
もちろん、その必要がない場合は、名前だけだったり、省略することも可能ですが、不安な場合は毎回入れておくといいでしょう。
自分の所属と名前を名乗るのは、基本として必ず入れるようにしましょう。
用件を書きます。
なるべくわかりやすく簡潔に用件を書きましょう。
パッと見た時に内容がわかるように書くのがマナーです。
次に相手に何をすればいいのかを書きます。
たとえば
もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。
などと指示していれば、相手がメール見た時に何をすればいいのかわかります。もしも返信不要の場合は
もしも遅れていらっしゃる場合は、事前にこのメールにご連絡ください。 そうでない場合は、返信不要です。
などと書くと丁寧です。
最後に
よろしくお願いたします。
などで締めましょう。
最後のは特に入れる必要がない場合もありますが、締りが悪くなってしまう場合は、お願いに対しての「よろしくお願いたします」を伝えるのが無難です。
返事が来ない場合は催促することになりますが、ここでのポイントは怒ったり、相手に負担をかけないことです。
相手に負担にならないメール返信の催促の仕方
というわけで、はじめてのビジネスメールのやり方を紹介しました。
友達や家族とのメールとは全く違ったマナーとやり方があります。きちんとマスターして、失礼がないようにしましょう！
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